Urheiluarkisto on vuodesta 1986 lähtien järjestänyt arkistonhoidon koulutusta,
neuvontaa ja ohjausta urheilujärjestöjen toimihenkilöille ja muille kiinnostuneille.
Koulutusohjelmassa tutustutaan arkistonhoidon peruskysymysten lisäksi
arkiston, kirjaston ja museon tiedonlähteisiin ja palveluihin.
Järjestöille yksilöllisesti räätälöity kurssi maksaa 60 €/h (+ alv).
Kursseja järjestetään järjestöjen omissa tiloissa tai Suomen Urheilumuseosäätiössä.
Mukaan ovat tervetulleita myös alueorganisaation ja seurojen edustajat.
Urheiluarkiston tarjoamat koulutus- ja neuvontapalvelut, ilmoittautumis- ja muut ohjeet:
Arkistonhoidon perustiedot
Arkistokoulutus järjestöjen tiloissa
Urheilumuseosäätiön tiedonlähteiden käyttäjäkoulutus
Arkistokäsikirja/Arkistosääntö
Muu koulutustarjonta
Arkistorotan sähköiset arkistointivinkit:
Tietokone ei ole arkisto
Tiedäthän, ettei tietokone ole asiakirjojen pysyvään säilytykseen
tarkoitettu arkisto. Tulosta kaikki olennaiset asiakirjat kuten järjestönne
pöytäkirjat, tiedotteet, kilpailutulokset ja sähköpostitse käymäsi kirjeenvaihto.
Pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulostetaan paperille
Älä jätä tietokoneeseen, levykkeille, muistitikuille, cd- ja dvd-rompuille
mitään pysyvästi säilytettävää asiakirjaa. Tulosta välittömästi yksi kappale
arkistoon. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat mm. pöytäkirjat, toiminta-
kertomukset, tiedotteet, kilpailutulokset ja itse tuotetut painotuotteet.
Sähköposti on virkakirje
Muista, että nykyajan sähköposti on entisajan virkakirje, johon sisältyy
olennaista tietoa järjestöstänne. Pidä virkakirjeet ja omat sähköpostiviestit
erillään. Tulosta virkakirje välittömästi pysyvään säilytykseen kirjeenvaihtomappiin.
Tekniset säilytysvälineet ovat haavoittuvampia kuin paperi
Sähköisiin välineisiin talletettu tieto häviää helpommin kuin vastaava tieto, joka löytyy
asianmukaisesti arkistokoteloon ja paloturvallisiin tiloihin sijoitetusta paperisesta asiakirjasta.
Tieto häviää ilman tulostusta paperille
Sähköiset tallennusvälineet ja koneet vaihtuvat nopeasti. Miten nykyään saat tiedon ulos vanhoista tietokoneista, lerpuista ja korpuista. Tulevaisuudessa cd- ja dvd-romput sekä muistitikut korvautuvat jälleen uusilla tallennusvälineillä. Tieto on kadonnut, jos et ole tulostanut sitä paperille.
Kotisivujen toiminnalliset asiakirjat tulostettava talteen
Muistathan, että kotisivujenne toiminnalliset asiakirjat kuten uutiset, tiedotteet, kilpailutulokset ja tilastot kuuluvat itse tuotettuihin, pysyvästi säilytettäviin asiakirjaryhmiin. Kerää kotisivuilta poistamasi asiakirjat tiedostoon, tulosta ne määräajoin paperille ja sijoita asiakirjaryhmittäin arkistokoteloihin.
Arkistorotan arkistotilavinkit:
Asiakirjoille oma arkistohuone
Varasto-, ullakko- tai kellaritilat eivät sovellu arkistoaineistojen säilyttämiseen. Asiakirjoille tulee varata oma arkistohuone, jonne arkistoaineisto siirretään työhuoneista.
Arkistohuoneen lämpötila- ja kosteusarvot
Asiakirjat säilyvät parhaiten tasaisessa lämpötilassa. Suositus on 18-22 astetta. Tilojen kosteusarvot täytyy myös huomioida. Sopiva suhteellinen kosteus liikkuu 45-55 prosentin väillä.
Arkistohuoneeseen vain asiakirjoja
Arkistohuoneeseen ei viedä kansioimatonta aineistoa eli irrallisia asiakirjoja tai asiakirjapinoja. Huoneeseen ei kuulu myöskään urheiluvälineet, kirjat ja toimistotarvikkeet.
Arkistolle vastuuhenkilö
Urheilujärjestön tulee nimetä arkistolleen vastuuhenkilö, joka vastaa järjestön arkistoinnista. Hän huolehtii, että järjestön työntekijät ja luottamushenkilöt luovuttavat määräajoin pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistohuoneeseen. Hänen vastuullaan on, että arkistotilaan siirretyt asiakirjat ovat asianmukaisesti koteloitu.
Asiakirjoja ei saa lainata ilman vastuuhenkilön lupaa
Järjestöjen arkistonhoito tulee olla suunnitelmallista ja vastuullista. Asiakirjojen lainaus on mahdollista vain järjestön nimeämän arkiston vastuuhenkilön luvalla.
Arkistorotan arkistovälinevinkit:
Arkistokelpoiset välineet
Valitse pysyvästi säilytettäville asiakirjoille arkistokelpoiset säilytysvälineet: paperit, kirjoitus- ja tulostusvälineet, suojalehdet ja arkistokotelot.
Asiakirjat yhdenmukaisiksi
Asiakirjoja laadittaessa on käytettävä arkistokelpoisia välineitä. Huomioi myös, että asiakirjat tulee kirjoittaa yhdenmukaisiksi ja tunnistettaviksi, jolloin ne voidaan palauttaa oikealle paikalleen asiakirjan jouduttua erilleen alkuperäisestä yhteydestä. Yhdenmukaisuus on tärkeää, kun asiakirjoja laaditaan runsaasti.
Pysyvästi säilytettävät asiakirjat umpinaisiin arkistokoteloihin
Toimistomapit ja reiälliset pahvikotelot (esim. valkoiset Winstock) eivät kelpaa pysyvästi säilytettäville asiakirjoille. Niitä voi käyttää vain määräajoin hävitettäville asiakirjaryhmille kuten kuiteille ja tositteille. Kaikki pysyvästi säilytettävät asiakirjat sijoitetaan umpinaisiin arkistokoteloihin, joita tilataan toimisto@kotelotyo.fi Käyttökelpoisimpia ovat A4 asiakirjoille: 6, 8 ja 10 cm kotelot.
Poista ylimääräiset esineet ja suojaa asiakirjat
Ennen asiakirjojen sijoittamista koteloihin niistä poistetaan muovitaskut, liittimet, teipit ja kuminauhat. Tärkeimmät asiakirjat kuten pöytäkirjat on hyvä laittaa suojalehtien väliin. Suojalehtiin kirjoitetaan järjestön nimi, asiakirjaryhmän nimi ja vuosiluvut.
Käytä suojalehtiä ja arkistohaarukoita
Asiakirjat suojataan erityisillä suojalehdillä. Mapeissa olevat reiälliset asiakirjat laitetaan arkistohaarukoihin. Lisätietoja saat Urheiluarkistosta.
Koteloihin järjestön nimi, asiakirjaryhmä ja vuodet
Koteloiden päätyyn, 10 cm yläreunasta, kirjoitetaan järjestön nimi lyijykynällä. 10 cm alareunasta tulee asiakirjaryhmän nimi (luettelot, pöytäkirjat, toimintakertomukset, kirjeenvaihto jne). Kotelon päädyn alareunaan aineiston rajavuodet, esim. 1975-1978.
Painotuotteisiin tunnistetiedot
Järjestön omiin painotuotteisiin tulee merkitä erilliselle nimiölehdelle tunnistetiedot ellei julkaisija ja painovuosi näy kannessa.
Arkistorotan erityisaineistovinkit
Arkistoaineiston määrittäminen
Arkistoaineistoa ovat myös kartat, piirustukset, ääni- ja kuvanauhat sekä valokuvat.
Julisteet ja piirustukset
Pysyvästi säilytettävät julisteet, piirustukset ja vastaavat suuret asiakirjat tulee säilyttää suorina sopivissa laatikostoissa.
Ääni- ja kuvanauhat
Ääni- ja kuvanauhoista tulee valita pysyvään säilytykseen arvokkaimmat historiallisen merkittävyyden perusteella. Nauhojen äänitysaika, äänittäjä/kuvaaja, äänityspaikka, äänityksen syy ja tekijänoikeustiedot ovat tarpeellisia tietoja liitettäväksi nauhojen yhteyteen.
Filmit ja videot
Kansallinen audiovisuaalinen arkisto (Kava) on erikoistunut filmien ja videoiden säilyttämiseen, luettelointiin, kopiointiin ja tekijänoikeuskysymyksiin. Kava tallettaa historiallisesti merkittävimmät filmi- ja videotallenteet. Sinne ei voi lähettää tunnistamattomia tallenteita, vaan listata ja kuvailla aineistot, ottaa yhteyttä ja sopia jatkotoimenpiteistä.
Valokuvat
Merkitse valokuviin tiedot kuvassa olevista henkilöistä, kuvausaika, kuvauspaikka ja kuvaaja. Tallenna digikuvat vähintäään kahteen eri tallennusvälineeseen. Vanhoihin valokuviin tunnistetiedot merkitään kuvan taakse pehmeällä lyijykynällä. Kuvat voidaan myös numeroida ja laatia niistä erillinen lista tunnistetietoineen. Lisätietoja kuvien käsittelystä saat Urheiluarkiston henkilökunnalta.
Lehtileikkeet
Urheilujärjestöön liittyvien lehtiartikkeleiden systemaattinen kokoaminen antaa järjestön toiminnasta paljon tietoa. Lehdistä leikattavaan artikkeliin on hyvä kirjoittaa lehden nimi ja päivämäärä. Leikkeet eivät pitemmän päälle säily muovikuorissa. Parasta on sijoittaa ne kirjekuoriin tai liimata lehtileikekansioihin. Kokonaisia lehtiä ei tilan säästämisen vuoksi kannata säilyttää.
Arkistorotan seulonta ja hävittämisvinkit
Asiakirjojen seulonta ja hävitys olennainen osa arkistonhoitoa
Seulonnalla tarkoitetaan asiakirjojen määrän supistamista, säilytysajan määrittämistä sekä säilytettävien ja hävitettävien asiakirjojen erottelua arkistossa.
Hävittäminen on määräajaksi tarkoitettujen asiakirjojen poistamista arkistosta ja niiden asianmukaista tuhoamista säilytysaikojen umpeuduttua.
Seulonta helpottaa arkiston järjestämistä ja siirtoa
Seulo varoen vanhaa, epäjärjestyksessä olevaa järjestöarkistoa. Suomen Urheiluarkisto neuvoo mitä säilytetään ja mitä hävitetään. Arkiston seulonta on tarpeen ennen arkistoluovutusta. Seulonnan ansiosta pysyvästi säilytettävä aineisto on helpompi laittaa Urheiluarkiston edellyttämään siirtokuntoon.
Pysyvästi säilytettävät erilleen
Laita pysyvästi säilytettävät asiakirjat asiakirjaryhmittäin arkistokoteloihin. Merkitse määräajoin hävitettäviin asiakirjakansioihin ajankohta, milloin asiakirjat voidaan poistaa tarpeettomina.
Pysyvästi säilytettävät asiakirjat
Pysyvästi säilytetään oman toiminnan tuloksena syntyneet keskeisimmät asiakirjat. Saapuneista asiakirjoista säilytetään toimenpiteitä vaatineet. Muista, että sähköpostiviestit ovat tämän päivän kirjeenvaihtoa. Niistä tärkeimmät on säilytettävä tulostamalla. Kaikki asiakirjat ennen vuotta 1920 kuuluvat pysyvästi säilytettäviin. Tärkeitä ovat perustamisajan, kriisiaikojen ja organisaation muutoksen yhteydessä syntyneet asiakirjat.
Määräajan säilytettävät
Määräajan säilytettävät asiakirjat kuten tiliaineistoa koskee lakisääteiset säilytysajat. Ne tulee hävittää, kun aika umpeutuu. Esimerkiksi kirjanpitokirjat on säilytettävä vähintään 10 vuotta ja tositteet vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Tasekirjat säilytetään pysyvästi. Määräajoin hävitettävät asiakirjat on hyvä pitää eri kansioissa kuin pysyvästi säilytettävät asiakirjat.
Hävitettävät asiakirjat
Muiden järjestöjen lähettämät asiakirjat kuten tiedotteet, pöytäkirjakopiot ja toimintakertomukset hävitetään. Säilytysvelvoite on lähettäjällä. Kukin järjestö säilyttää omaan toimintaansa liittyvät asiakirjat. Hävitettäviin asiakirjoihin kuuluvat myös asiakirjojen kaksoiskappaleet. Lisäksi kukin järjestö hävittää omat kuusi vuotta vanhemmat tilitositteet kuten myös olennaista tietoa vailla olevat lähetekirjelmät.